Cumplir los plazos y coordinar la logística: Por qué la comunicación es clave
Los plazos son una parte natural de un negocio, tanto si eres un junior como un propietario. Ser capaz de gestionarlos eficazmente es una de las cosas que le harán llegar lejos. Naturalmente, los plazos van de la mano con el aspecto logístico, que incluye no sólo el movimiento de artículos físicos en la cadena de suministro, sino también la información.
El punto crítico de todo esto, si eres propietario o gerente de una empresa, es la comunicación. Si lo haces bien, cumplir los plazos será un juego de niños.
Para que las cosas vayan bien
En pocas empresas hay una sola persona que haga su trabajo y lo envíe de forma aislada. Suele ser una cuestión de coordinación entre todos, y varias personas intervienen en el cumplimiento de un determinado plazo.
Para que las cosas funcionen sin problemas, todo el mundo debe saber en qué situación se encuentran los demás, como en una cadena de suministro. Si todo el mundo sabe cuándo hay que esperar los pequeños plazos que se acumulan en el grande, podrán hacer su trabajo mucho mejor.
Anime a todos sus empleados a que se comuniquen bien a través de los proyectos y a lo largo del día. Nadie debe sorprenderse cuando se produce algo. Cuanto más fluidas sean las cosas, con menos picos y caídas, más fácil será cumplir los plazos. Esto también se aplica a las empresas externas; si utilizas un servicio de mensajería, asegúrate de que también esté integrado en tus planes y comunicaciones.
Cuando las cosas van mal
Por supuesto, no siempre se pueden cumplir los plazos. A veces se debe a circunstancias que escapan a tu control, a veces se debe a una sola persona, pero la mayoría de las veces, el proceso no ha funcionado del todo, y algunas personas son la causa. En este caso, la gestión de las expectativas es muy importante.
Es muy raro que no te des cuenta de que un plazo no se va a cumplir hasta que no se cumpla, así que sé abierto al respecto. Es mucho más probable que los clientes y socios te den facilidades si se lo dices con antelación. De este modo, ellos también pueden gestionar su logística y mantener esa fluidez tan importante mientras intentan resolver el problema. Como corolario de lo anterior, la comunicación es importante con aquellos que estuvieron involucrados en el incumplimiento del plazo. Hágales saber su impacto, pero es muy poco probable que el exceso de culpa ayude en el futuro o que despeje el atraso en ese momento.
El mayor error que cometen las pequeñas empresas a la hora de gestionar el incumplimiento de los plazos es dar excusas. Las excusas -especialmente las que se dan en tono defensivo- no ayudarán en absoluto; de hecho, expondrán a su empresa a efectos no deseados e innecesarios: Pérdida de clientes, clientes descontentos que difunden su descontento en las redes sociales o, lo que es peor, una demanda judicial.
Para llevar
Como puedes ver, la comunicación es importante en cualquier tipo de relación, sobre todo en las personales y en las de negocios. Dicho esto, como conclusión, deberías encontrar la manera de mejorar la comunicación de tu empresa. Si, como propietario, crees que tienes carencias en este ámbito, es aconsejable que contrates a un embajador de la marca o, mejor aún, que crees uno dentro de la empresa.
La conclusión es la siguiente: No dé por sentada la comunicación, ya que puede hacer o deshacer su negocio.
Y ahora, a usted: ¿Está preparado para mejorar su comunicación empresarial? Si es así, ¿cuál es su plan de mejora? Comparta con nosotros sus ideas.