Consejos para llevar a cabo con éxito una reunión online con trabajadores a distancia
A medida que la dinámica de la oficina moderna sigue cambiando -además del factor pandémico- dando cabida al teletrabajo y al acceso a la sala de reuniones virtual, la celebración de reuniones satisfactorias y bien gestionadas ha adquirido una importancia aún mayor cuando se trata de mantener la productividad en el lugar de trabajo. Afortunadamente, es posible celebrar una reunión productiva, útil y atractiva cuando no todos están en la misma sala. Pero requiere un poco más de planificación y reflexión previa.
Para ayudarle a sacar el máximo provecho de su próxima reunión, he aquí algunos consejos que pueden ayudarle a garantizar el éxito.
Invite a la reunión sólo al personal pertinente
Si es difícil mantener la concentración en una reunión en la que no participas activamente cuando estás en una reunión virtual -todos hemos tenido momentos en los que nos quedamos con la mirada perdida durante reuniones en las que no se requería tu presencia-, imagina lo difícil que es para los participantes en reuniones remotas evitar distraerse y empezar a hacer multitareas cuando no están directamente involucrados en lo que se está discutiendo.
Para evitar este problema, considere la posibilidad de celebrar más reuniones, más cortas, en las que sólo participe el personal esencial, en lugar de reuniones largas en las que intervenga el personal que tal vez sólo necesite participar en el debate de unos pocos puntos del orden del día.
Cumplir con una agenda específica
Programar reuniones que requieran teleconferencias supone alterar muchos horarios individuales, especialmente si la reunión implica a personal situado en zonas horarias diferentes. Mantener un orden del día claro y conciso que contenga temas de interés para cada participante puede ayudar a garantizar la máxima participación de los implicados. Además, al exponer con antelación los temas que se tratarán en la reunión, se ofrece a los participantes la oportunidad de venir preparados para responder y formular cualquier pregunta pertinente relacionada con el orden del día establecido, mejorando así la productividad.
Saber cuándo reunirse y cuándo enviar un correo electrónico
Pocas cosas pueden frustrar más a los trabajadores que el hecho de ser arrastrados a una reunión que sólo sirve para difundir información. El correo electrónico funciona mucho mejor para compartir información de fácil comprensión o cuando se trata de recabar opiniones generales en lugar de convocar una reunión. Por ejemplo, en lugar de convocar una breve reunión para dar una actualización del estado de un proyecto, envíe un correo electrónico con la misma información.
Los estudios realizados por el Centro de Investigación Económica y Empresarial han demostrado que el trabajador medio pierde 15 minutos de productividad por cada reunión a la que asiste, así que considere la posibilidad de programar una reunión sólo cuando requiera una respuesta activa de los participantes o necesite aclarar un tema confuso.
Hacer obligatoria la participación
La mejor técnica para garantizar la participación de todos los asistentes a una reunión es que el moderador haga preguntas frecuentes y pida la opinión de personas concretas. El moderador también debe hacer pausas frecuentes durante la reunión para dar a los participantes la oportunidad de hacer preguntas y ofrecer sus aportaciones.
Si alguien que participa en una reunión no lo hace, hay que entender por qué. Tal vez no era necesario invitarle o tal vez estaba distraído con alguna otra tarea. En cualquier caso, hay que entender mejor la situación y programar una conversación de seguimiento con esa persona para descubrir el motivo. Este tipo de conversación no sólo le ayudará a decidir cómo abordar esa reunión o persona en particular, sino que también puede ayudarle a descubrir estrategias para que sus reuniones sean más productivas y atractivas en el futuro.
Utilizar la tecnología que da el control al moderador
La sala de conferencias moderna ofrece una variedad de herramientas multimedia que permiten al moderador obtener un control total sobre la reunión. Tanto si se trata de silenciar a alguien que ha llamado desde un aeropuerto muy concurrido como de controlar lo que los participantes ven en la pantalla de su portátil, el uso de este tipo de tecnología puede ayudar a mejorar el flujo y la productividad de una reunión para que pueda cumplir los objetivos y el orden del día establecidos.