Cómo organizar un evento de networking
La creación de redes es una de las mejores maneras de presentarse a otras personas de su sector, conectar a un nivel más personal y vender su marca o negocio de una manera no intimidante.
Hay varias formas de organizar eventos de networking. Algunos son bastante amplios, con cientos de personas de todos los ámbitos empresariales reunidas en un mismo espacio con periodicidad mensual o trimestral. Otros se limitan al grupo de antiguos alumnos de una escuela o se centran en un determinado ámbito empresarial y pueden celebrarse con mayor frecuencia.
Si has pensado en organizar tu propio evento de networking, ésta puede ser una buena manera de invitar al tipo de personas con las que quieres mezclarte y aprender para ayudar a hacer crecer tu red.
1. Lugar de celebración
Lo primero que debes decidir es la ubicación. Elija un lugar céntrico. El lugar que elijas debe ser de fácil acceso para la mayoría de tu grupo y con mucho aparcamiento disponible. Lo mejor es organizar el evento durante la semana y tener en cuenta que la gente tendrá que luchar contra el tráfico en hora punta para llegar, así que tenlo en cuenta también en cuanto al momento del evento.
Es conveniente elegir un espacio que ofrezca un ambiente acogedor, pero que no sea demasiado ruidoso ni abrumador, ya que se desea que los asistentes puedan oírse unos a otros. Si quieres empezar con algo pequeño, un desayuno mixto puede ser la mejor opción y puede ser menos intimidante que una reunión más grande.
2. Sistema de registro
Cree un sistema de inscripción. ¿Es un evento de pago o lo ofrecerás de forma gratuita? Si es de pago, ¿pedirás a los invitados que paguen por adelantado o en la puerta? Resuelve esta información con antelación antes de anunciar tu evento. Una vez que la gente empiece a llegar al evento, éste puede convertirse en un caos, por lo que tener esto resuelto con antelación puede evitar problemas el día que se celebre el evento.
Si necesitas pagar, Eventbrite o PayPal son dos opciones que pueden ayudarte a controlar fácilmente quién ha pagado y quién no. Coloca un cartel de tu evento para que la gente sepa fácilmente que está en el lugar correcto.
Puede hacerlo creando carteles en lugares estratégicos. Esto puede hacerse fácilmente creando carteles personalizados en un proveedor de servicios de impresión en línea con el que estés familiarizado: solo tienes que elegir una plantilla y añadir el nombre de tu evento y cualquier otra marca especial que desees.
Muchos eventos tienen ahora un hashtag común que la gente puede utilizar para seguirse entre sí y al evento en línea. Esto también puede añadirse a cualquier señalización.
Cuando los asistentes se registren en el evento, asegúrate de proporcionarles etiquetas con su nombre, para que les resulte fácil presentarse. Dependiendo del sector, anima a los invitados a añadir el nombre de su empresa en las redes sociales a sus etiquetas para que empiecen a crear automáticamente su red de contactos en Internet.
3. Servicios
Una vez que haya decidido la hora y el lugar, podrá determinar si se trata de una reunión con café y pasteles o con cócteles y aperitivos. Si te asocias con patrocinadores, éstos pueden ayudarte a financiar este coste, pero debes incluirlo en tu plan con antelación. Recuerda que el objetivo principal es que la gente hable entre sí y no necesariamente que coma. Asegúrate de que los aperitivos que ofrezcas sean manejables para sostenerlos de pie o caminando.
4. 4. Oradores invitados
Muchos eventos tienen más éxito si hay un orador invitado. A los asistentes les resultará valioso escuchar a alguien con reputación en el negocio que pueda compartir consejos y conocimientos para que los invitados se los lleven consigo o participen en una sesión de preguntas y respuestas. Si tiene previsto que sus eventos se celebren con regularidad, le convendrá organizar a los ponentes con antelación y empezar a anunciarlos con semanas de antelación. Si decide contar con un orador, asegúrese de tener preparado el equipo adecuado, si es necesario, como un micrófono, un proyector o folletos impresos. Sin embargo, si eliges acoger a un grupo más pequeño, no tendrás que preocuparte por esta planificación o coste adicional.
5. Seguimiento
Por último, no te olvides de hacer un seguimiento después del evento. Envía un correo electrónico agradeciendo a todos su asistencia e incluye información sobre los próximos eventos. Crea un documento compartido en el que todos puedan incluir su perfil de LinkedIn, si así lo desean, para ayudar a mantenerse conectados. Fomenta los comentarios para poder mejorar tu próximo evento y, a medida que vayas creciendo, pide voluntarios para que cada uno sea un éxito.
Para llevar
Al preparar un evento, es bueno ser único. Sin embargo, lo que se busca en un evento de networking de éxito es que sea eficaz y eficiente. Dicho esto, probablemente quieras visitar algunos eventos, anotar los pros y los contras y adoptar algunas ideas para tu evento.