Consejos y trucos básicos para dominar sus operaciones de control de inventario
Inventario. Casi todas las empresas tienen algo, y hay que gestionarlo con eficacia. Sin un buen sistema de inventario, las existencias pueden descontrolarse rápidamente.
A algunas empresas les va bien cuando gestionan el inventario manualmente. Otras utilizan un software especial de gestión de inventarios para hacer frente al trabajo. De cualquier manera, las cosas pueden salir mal. Si empieza a notar que su inventario se está descontrolando, apreciará los siguientes consejos y trucos sobre las operaciones de control de inventario.
Qué es el inventario
El inventario puede ser una lista de todo lo relacionado con su negocio. En la gestión de un almacén, el inventario puede consistir en las mercancías en stock. En la gestión de edificios, el inventario enumera el contenido de un edificio.
El inventario puede clasificarse de cuatro maneras, dice Info Entrepreneurs: Los componentes listos para usar y las materias primas son un tipo de existencias. Los productos inacabados que están en proceso de producción son otro tipo. Los productos acabados para la venta son el tercer tipo de existencias, y los consumibles, incluidos los artículos de papelería y el combustible, el cuarto. Además, las existencias pueden clasificarse en categorías de valor bajo, medio y alto.
Inventario alto frente a inventario bajo
Algunas empresas optan por almacenar gran cantidad de existencias en su local comercial. Otras optan por mantener niveles relativamente bajos de inventario. Mantener muchas existencias a mano tiende a reducir el coste de la gestión del inventario. Otra ventaja de mantener altos niveles de existencias es que la empresa no se quedará sin nada que necesite. Comprar a granel para acumular altos niveles de inventario puede ser mucho más asequible que comprar artículos por partes, también.
Para determinar si debe mantener niveles de inventario altos o bajos, hágase estas preguntas principales: ¿Cuenta con un proveedor habitual y fiable de los productos que necesita inventariar? ¿Hay fuentes alternativas -y posiblemente más asequibles- disponibles? ¿Puede predecir la demanda de su empresa de un determinado artículo del inventario? ¿Se espera que el precio de los artículos del inventario se mantenga estable? ¿Puede obtener un gran descuento si compra los artículos del inventario al por mayor? Conocer las respuestas a estas preguntas puede ayudarle a tomar la decisión de almacenar mucho o poco material. Sea cual sea la opción que elija, necesitará una forma de controlar su inventario.
Cómo se gestionan las existencias y el inventario
Las existencias pueden controlarse manualmente o mediante programas informáticos especializados. La realización de inventarios, también conocida como inventario, es un método que ha servido a las empresas durante mucho tiempo. El inventario manual puede implicar el uso de un libro o de tarjetas de inventario. En ambos casos, se anotan datos como el valor, la descripción, la ubicación y los detalles del proveedor, junto con cosas como los niveles de reordenación, los plazos de entrega y las cantidades. Además, en las tarjetas de inventario o en el libro de inventario se pueden anotar datos como el precio, el SKU, el UPC, el precio de venta al público y una imagen del artículo.
La realización manual de inventarios puede verse facilitada por tecnologías como los códigos de barras y los escáneres de códigos de barras. El etiquetado por radiofrecuencia (RFID) utiliza lectores manuales y ofrece una forma eficaz de controlar los niveles de inventario. Una vez en la sala de ventas, la tecnología de etiquetas RFID puede reducir las pérdidas de inventario alertando al personal de cualquier producto que salga de las instalaciones antes de ser comprado.
Código de barras frente a etiqueta RFID
Los códigos de barras son recuadros en blanco y negro rellenos de líneas que se leen de cerca con un dispositivo de escaneo manual. Sólo se puede leer un código de barras a la vez, lo que hace que el proceso sea un poco tedioso para los encargados de hacer el inventario con muchas cosas que evaluar, dice la revista Entrepreneur. Las etiquetas RFID utilizan frecuencias de radio para anotar los detalles del inventario y pueden utilizarse a cierta distancia.
También se puede leer más de una etiqueta RFID a la vez. Esta característica puede hacer que el inventario con RFID sea exponencialmente más rápido y fácil que el escaneo manual de códigos de barras con un dispositivo manual. Cualquiera de los dos métodos de inventario es preferible a la introducción manual en hojas de cálculo, que son notoriamente propensas a errores, especialmente cuando hay más de una persona añadiendo.
Para llevar
Un buen sistema de gestión de inventario proporciona datos actualizados sobre el material que tiene en stock. Puede decirle qué se está vendiendo y qué artículos languidecen en las estanterías de la tienda. Un inventario preciso le proporciona toda la información que necesita para detectar los robos y aumentar los resultados de su pequeña o gran empresa.
Dirigir un negocio puede ser un proceso menos complejo, especialmente cuando su inventario se controla y gestiona fácilmente.