Las herramientas empresariales que aumentarán la productividad de su negocio
Cualquiera que participe activamente en un negocio sabe que utilizar las herramientas adecuadas para el trabajo es la única forma de estar seguro de aumentar la productividad y las ventas. Hoy en día, una «herramienta» es cualquier cosa, desde una aplicación o un paquete de software que está diseñado para ayudarle a lograr un objetivo específico y una metodología que puede ayudarle a mejorar sus prácticas empresariales.
Las herramientas digitales y automatizadas han creado una especie de revolución en el mundo del comercio en los últimos años, lo que ha dado lugar a nuevas oportunidades en todos los ámbitos para las empresas, tanto grandes como pequeñas. Los avances en el ámbito empresarial van acompañados de un aumento de las expectativas de los clientes, por lo que es esencial estar al día.
Sea cual sea el tipo de negocio al que se dedique, seguro que hay nuevas innovaciones que pueden ayudarle a conseguir una mayor productividad. Así pues, ¿qué tipo de herramientas empresariales existen y cómo puede darles el mejor uso en su propia empresa?
Ayudantes de ventas
Los sistemas automatizados pueden aplicarse a una amplia gama de actividades empresariales, y en el ámbito de las ventas pueden ser realmente útiles. Una gran ventaja es que la automatización reduce los errores humanos. Por ejemplo, elementos como el pago de facturas pueden racionalizarse para ser más rentables. Los programas de contabilidad pueden hacer un seguimiento de los pagos y preparar datos financieros detallados a través de sencillas interfaces de usuario.
Los avances de la tecnología móvil hacen que muchas compras de bienes y servicios se realicen ahora en línea por clientes que utilizan teléfonos o tabletas. También significa que el personal de primera línea puede operar «sobre el terreno» sin dejar de estar en contacto con todos los datos y la información que necesitan. Esto hace que los tiempos de respuesta sean más cortos y que el contacto con el cliente sea mucho más directo, ya sea a través del correo electrónico, las redes sociales o las llamadas directas.
Quizá el mayor impacto de las nuevas herramientas en las empresas sea la forma en que se han revolucionado los pagos de las transacciones de venta. Desde las compras en el punto de venta que utilizan métodos sin contacto, hasta las ventas automatizadas en línea que utilizan una sofisticada tecnología comercial y métodos de pago populares como PayPal, muchas herramientas modernas permiten a las empresas de todos los tamaños aceptar prácticamente cualquier tipo de pago en una amplia gama de escenarios.
Herramientas para el personal no comercial
Todos los estamentos de una empresa pueden beneficiarse del uso de herramientas para mejorar la eficiencia, incluso a nivel de directores e inversores. Las infografías son una forma estupenda de compartir información de manera que capte la atención y exponga claramente los procedimientos y las prácticas de trabajo.
Lo que antes se conocía como «estudios de tiempo y movimiento», que a menudo se subcontrataba a empresas especializadas, es ahora mucho más fácil de realizar internamente utilizando diversas herramientas y aplicaciones. Hay muchas herramientas disponibles en este ámbito que pueden ayudar a las empresas a agilizar las tareas y mejorar la forma en que los trabajadores realizan sus tareas. Estas herramientas muestran exactamente cuánto tiempo se dedica a las tareas diarias, como el correo electrónico social y el procesamiento de textos.
Herramientas de comunicación
Disponer de herramientas que permitan a todos los implicados en una empresa conectarse entre sí puede ser muy eficaz y eficiente. La tecnología de los teléfonos móviles, el correo electrónico y otros métodos populares hacen que todos podamos conectarnos entre nosotros con más facilidad que antes. Sin embargo, a veces en una empresa se necesita un sistema interno que ofrezca grados de seguridad y privacidad que no ofrecen las redes públicas abiertas.
Si su empresa trata con clientes, socios y colegas en múltiples ubicaciones, puede ser difícil organizar reuniones cara a cara, por lo que el uso de herramientas que tienen funciones de videoconferencia HD, así como otras capacidades de llamadas de audio, puede tener un impacto marcado.
Este tipo de herramientas puede ser especialmente importante en los niveles más altos de operaciones, y aplicaciones como el software para reuniones de juntas directivas pueden ser la solución ideal para evitar tener que depender de redes abiertas de terceros a las que puede acceder fácilmente el público.
Herramientas para todos
Esencialmente, cualquier empresa pequeña o grande que quiera ahorrar recursos valiosos, así como tiempo, puede beneficiarse del uso de herramientas digitales. Las empresas en crecimiento que utilizan la computación en nube pueden hacer uso de plataformas de almacenamiento que ofrecen acceso en cualquier momento y desde cualquier lugar. Todo, desde las hojas de cálculo, las presentaciones y los manuales de instrucciones, puede ubicarse en una base de datos central. Esto permite que los empleados que operan fuera de su base utilicen una tecnología más «ligera», al tiempo que les proporciona una cantidad prácticamente ilimitada de datos e información al alcance de su mano.
También se puede agilizar el flujo de ideas mediante herramientas en la nube. Existen métodos de colaboración que permiten a los miembros del equipo interactuar y compartir conocimientos y experiencias para gestionar mejor un proyecto.
Más por venir
Por supuesto, sólo hay un número determinado de horas en el día de trabajo, pero asegurarse de que su empresa está utilizando plenamente el tiempo como un recurso vital puede ser mucho más fácil cuando se utilizan las herramientas adecuadas. El aumento de la producción está relacionado con una mayor productividad, y la gestión del tiempo es probablemente el elemento más esencial de la ecuación.
El uso de herramientas analíticas para evaluar el rendimiento no se limita a averiguar cuánto tiempo se dedica a una u otra tarea. Los datos detallados de los resultados de las búsquedas en Internet, la información demográfica de los clientes y una visión general de los competidores y rivales se pueden conseguir utilizando la actual cosecha de herramientas empresariales. Como propietario de una empresa, tiene una ventaja real cuando utiliza estos últimos recursos.
El desarrollo futuro de estas herramientas está destinado a aumentar su eficacia y facilidad de uso. Con los constantes y rápidos cambios en los comportamientos de los clientes y consumidores, una empresa de éxito necesita asegurarse de que puede reaccionar rápidamente y de la forma adecuada. Esto sólo es posible adoptando los nuevos paradigmas y asegurándose de que todas las herramientas empresariales disponibles se utilizan con precisión y en todo su potencial.