Proteger su negocio contra el fraude: cosas que debe saber
Es un hecho desafortunado que mientras usted se esfuerza por generar ingresos y dirigir un negocio exitoso, hay individuos y colectivos que intentan separarle de su dinero duramente ganado de manera ilegal.
Así que, sea cual sea el tamaño de su empresa, las medidas antifraude son fundamentales:
1. Control del papeleo
La falsificación de documentos, como los cheques, es una forma tradicional de extraer dinero ilegalmente de una organización. Utilizar un software de contabilidad que genere cheques construidos de forma que sea casi imposible manipularlos o falsificarlos es un paso importante para evitar el fraude.
Esto también impide el uso del talonario de cheques de la empresa, que puede dejarse por ahí y estar abierto a la manipulación, y restringir la emisión de cheques a determinados empleados también contribuye a la seguridad.
2. Tarjetas de crédito y cuentas bancarias
El fraude con tarjetas de crédito es muy popular, ya que los estafadores se basan en el hecho de que algunas empresas no controlan sus tarjetas de crédito o la seguridad tan bien como podrían. A veces pueden salirse con la suya con una transacción falsa que no es detectada por el titular de la tarjeta hasta que es demasiado tarde.
Tome las siguientes precauciones para evitar el fraude con tarjeta:
- No facilite el PIN de seguridad de la tarjeta de crédito o bancaria a nadie que no sea el usuario o usuarios específicos de la tarjeta
- Compruebe regularmente la cuenta del banco o de la tarjeta de crédito para detectar transacciones desconocidas
- Revise cuidadosamente las facturas en papel antes de archivarlas
- Archivar las facturas, los extractos y el papeleo relacionado con las tarjetas de forma segura – considerar la facturación sin papel
- Trate de no tener una tarjeta utilizada por muchos; es mejor asignar, por ejemplo, una tarjeta de crédito individual de la empresa a personal específico y decirles que mantengan la confidencialidad del número PIN
3. Fraude de identidad
Un tipo de fraude común; ha llegado al punto de que algunos ladrones se centran en robar documentación personal o un ordenador para acceder a la información que les permita (o a las personas a las que venden la información) crear una identidad falsa.
El fraude de identidad se manifiesta de varias maneras; una de ellas es que la gente se haga pasar por usted y acceda a las cuentas financieras habiendo obtenido información personal.
Algunos pasos a seguir:
- No divulgue nunca las contraseñas por teléfono o correo electrónico, aunque parezca una petición auténtica de su banco, proveedor de tarjetas de crédito u otra organización con la que trate.
- Guarde con cuidado los extractos financieros que contengan la dirección y los números de tarjeta y de cuenta; si se deshace de ellos, elimine primero la identificación o, preferiblemente, tritúrelos.
- Cambie las contraseñas de los sitios web que visita con frecuencia, especialmente los financieros, como los proveedores de tarjetas de crédito y los bancos.
4. Seguridad informática
Los estafadores se aprovechan de las vulnerabilidades informáticas, tanto en lo que se refiere a las deficiencias del hardware, como la ausencia de cortafuegos y la desactualización del software, como a las escasas precauciones de seguridad por parte de los usuarios, como el mal manejo de las contraseñas.
Es fundamental asegurarse de que las tecnologías de la información están bien protegidas y de que todos los que las utilizan siguen procedimientos de seguridad sólidos.
5. Formación del personal
El error de las personas es una de las principales formas de cometer fraude.
Por ejemplo, persuadir a un miembro del personal para que divulgue su contraseña en el sistema informático de la empresa es un método básico de los defraudadores, al igual que otras artimañas más sofisticadas, como entablar amistad con los miembros del personal e inducirles a transmitir información sensible para que se produzca el fraude.
Planificar la formación para que el personal sea consciente de los riesgos y de cómo protegerse a sí mismo y a los sistemas de la empresa.
6. Comprobación de los antecedentes del personal
Dado que cada vez más personal utiliza la infraestructura informática de su empresa y accede a datos sensibles de los clientes, es importante asegurarse de que se trata de personas de confianza respetuosas con la ley y con un pasado «limpio», por lo que hay que considerar la posibilidad de realizar comprobaciones de antecedentes previas a la contratación.
Sin embargo, comprueba que estás en el lado correcto de la ley al hacerlo.
7. Consecuencias para el seguro
Asegurarse contra las pérdidas en caso de fraude es importante, pero tenga en cuenta que debe cumplir los requisitos de la aseguradora para asegurarse de que le pagarán si ocurre lo peor.
Por lo tanto, junto con la protección general descrita anteriormente, conozca exactamente lo que su compañía de seguros espera de usted.
Haz una copia de seguridad de todo
Dado que muchas organizaciones dependen de sus datos y de otra información almacenada digitalmente, es primordial contar con un régimen de copias de seguridad regular y eficaz para volver a funcionar rápidamente después de un ataque de fraude.