Razones por las que la gestión adecuada de los documentos es vital
Tanto si se trata de la creación de una empresa como de una marca ya establecida, es importante practicar una gestión eficaz de los documentos. Y teniendo en cuenta la importancia de los datos en la vida de una empresa, tendremos que asegurarnos de mantener a salvo la información vital de la compañía.
No hay mejor momento para observar una gestión documental adecuada que ahora. Esto es así especialmente en los sectores inmobiliario y de servicios financieros, donde se maneja mucho papeleo a diario. Tendrá que invertir tiempo y dinero en actualizar sus sistemas de archivo y asegurarse de que cuenta con garantías. Es una inversión considerable, pero la gestión adecuada de los documentos no es algo que deba seguirse porque todo el mundo lo hace.
Por el contrario, contar con un buen sistema para organizar y procesar sus documentos proporciona beneficios que repercutirán en el funcionamiento de su empresa.
Estas son las razones concretas por las que debería invertir en una gestión documental adecuada:
1. Cumplir con las normas de seguridad
Los documentos físicos que contienen información vital sobre su empresa, sus activos, empleados y clientela se consideran sensibles. Una fuga o violación puede beneficiar a sus competidores. Utilizarán los datos adquiridos como inteligencia, lo que les otorgará una mayor ventaja.
Puedes crear directrices y políticas que mejoren la seguridad y reduzcan (o eliminen) los riesgos de los datos. La mejor manera de hacerlo es con sistemas adecuados que determinen quién tiene acceso a la edición de documentos y hagan un seguimiento del cumplimiento de las normas de seguridad de la empresa.
2. Optimizar el espacio
Los documentos obsoletos pueden ocupar mucho espacio. Tanto si se guardan en un servidor como en un armario metálico. La gestión de documentos puede ayudarle a ahorrar espacio al permitirle purgar los archivos o formularios obsoletos que su empresa ya no necesita. De este modo, dispondrá de más espacio para incorporar los archivos más nuevos a su base de datos o sistema de archivo.
Para liberar el espacio que utiliza para los documentos físicos o digitales, puede contratar los servicios de trituración de un proveedor de servicios de confianza. Esto puede ayudarle a destruir los documentos antiguos y maximizar el almacenamiento. De esta forma podrá asegurarse más espacio para almacenar archivos más importantes.
3. Mejorar la productividad
¿Sabía que los profesionales emplean el 50% de su tiempo en buscar la información que necesitan? El 50% es demasiado. Imagine las cosas que sus empleados son capaces de conseguir en ese intervalo de tiempo.
Los problemas de accesibilidad son un factor importante en la productividad de la empresa, por lo que también puede facilitar a sus empleados la localización de los documentos. Un sistema de archivo puede ser su mejor apuesta para ahorrar tiempo en asuntos o tareas más importantes. También puedes utilizar servicios en la nube a los que puedan acceder en cualquier momento los distintos departamentos de tu organización. De este modo, habrá una mayor colaboración entre tus empleados.
4. Impacto en su cuenta de resultados
Teniendo en cuenta lo bien que puede funcionar un sistema de gestión de documentos para mejorar la colaboración, verá efectos significativos en sus márgenes de beneficio. Además, la seguridad que proporciona una gestión documental adecuada es una ventaja añadida, ya que le protege de las amenazas a la seguridad que afectan directamente a su cuenta de resultados.