Reglas de etiqueta para las videoconferencias
La videoconferencia se ha visto con dudas y riesgos en el pasado, pero ahora, gracias a la mejora de la tecnología y los desarrollos de software, es un concepto más aceptado por las empresas de todo el mundo. Ahora se considera un método viable para comunicarse con otros colegas en diferentes oficinas, o para celebrar reuniones con clientes y reducir el tiempo y el dinero que se gasta en desplazamientos.
La videoconferencia puede ser muy útil para su empresa si se implementa y se utiliza correctamente. Las reuniones por vídeo pueden ser tan productivas como las presenciales y pueden reforzar las relaciones con clientes y colegas mucho mejor que una llamada telefónica. Por suerte, ahora es un proceso mucho más sencillo y puede ser tan fácil como establecer una conferencia telefónica.
Si bien es algo que se encuentra más comúnmente en las empresas ahora, no es algo a lo que todo el mundo se haya adaptado en términos de uso de la tecnología y cómo comportarse en consecuencia. Hay una serie de comportamientos que te indican cómo actuar en la pantalla; aunque la mayoría de ellos son probablemente de sentido común, es importante recordarlos para seguir siendo profesional en tu próxima reunión por videoconferencia.
Comprobar que todo funciona
Esto puede parecer increíblemente obvio, pero recordarlo puede asegurarte que evites cualquier dificultad técnica embarazosa en medio de tu reunión. Hacer una prueba de audio y vídeo antes de conectarte con tu colega o cliente puede hacer que el proceso de conexión sea más fluido.
También debes asegurarte de que la sala está preparada para la videoconferencia, garantizando que no haya reflejos en la pantalla o la cámara para que todos puedan verse con claridad. También puedes considerar la posibilidad de eliminar cualquier distracción. Esto podría incluir un montón de ordenadores portátiles o teléfonos si no son necesarios en la reunión.
Recuerde que debe comunicar con eficacia
Al igual que en una comunicación cara a cara o en una llamada telefónica, es importante hablar con cuidado y naturalidad. Ten en cuenta dónde está el micrófono para que las otras partes siempre puedan oírte bien; si no os oís, recuerda ajustar el volumen del sistema de videoconferencia en lugar de levantar la voz.
Si no conoce a todos los participantes en la videoconferencia, sea cortés y preséntese claramente antes de empezar a hablar. En el caso de una videoconferencia en la que participen varias personas, asegúrate de dirigir tu comentario o pregunta a la persona adecuada con claridad.
Presta toda tu atención a la videoconferencia
Aunque la multitarea es increíblemente productiva, no es necesariamente apropiada en todas las situaciones. Durante una videoconferencia, consultar el correo electrónico o responder a los mensajes de alguien puede distraer mucho e incluso ser grosero. Debes demostrar que estás comprometido e interesado en la conservación que se está llevando a cabo.
Es lo más parecido a tener una reunión cara a cara; piense en cómo actuaría en una reunión normal y aplique los mismos comportamientos a su videoconferencia.
Sea consciente de su lenguaje corporal
La comunicación no verbal es tan o más importante que la verbal. El lenguaje corporal, como el contacto visual y la forma de sentarse, puede decir mucho a los que están en la videoconferencia con usted, y es importante ser consciente de ello.
Para los usuarios de sistemas de videoconferencia por primera vez, puede costar un poco acostumbrarse a poder verse en la pantalla. Es fundamental que te esfuerces por no reaccionar demasiado a esto en términos de ajustarte y mirar demasiado tu reflejo.